Một trong những yêu cầu xuyên suốt của Quy định số 211 là bảo đảm hồ sơ cán bộ đầy đủ, rõ ràng, chính xác, kịp thời và thống nhất. Mỗi cán bộ phải có một hồ sơ được quản lý thống nhất trong toàn hệ thống chính trị; cán bộ được tuyển dụng lần đầu vào cơ quan, đơn vị nào thì cơ quan, đơn vị đó có trách nhiệm lập hồ sơ gốc. Quy định xác định rõ hồ sơ cán bộ là tài liệu pháp lý, phản ánh toàn diện các thông tin cơ bản về cán bộ, từ nguồn gốc xuất thân, quá trình đào tạo, bồi dưỡng, quá trình công tác, phẩm chất, trình độ, năng lực, đặc điểm chính trị, hoàn cảnh kinh tế đến quan hệ gia đình. Thành phần hồ sơ bao gồm lý lịch cán bộ, lý lịch tóm tắt, sơ yếu lý lịch, phiếu bổ sung lý lịch; các quyết định về công tác cán bộ; bản tự kiểm điểm, nhận xét, đánh giá, xếp loại; bản kê khai tài sản, thu nhập theo quy định; các kết luận kiểm tra, giám sát, thanh tra, kiểm toán, điều tra; kết luận về tiêu chuẩn chính trị và các văn bằng, chứng chỉ, tài liệu có giá trị pháp lý khác. Những quy định này cho thấy quản lý hồ sơ cán bộ không phải là công việc thuần túy hành chính, mà trực tiếp phục vụ công tác đánh giá, quy hoạch, đào tạo, bồi dưỡng, bố trí, sử dụng, điều động, luân chuyển, bổ nhiệm, giới thiệu cán bộ ứng cử, khen thưởng, kỷ luật và thực hiện chế độ, chính sách đối với cán bộ. Vì vậy, một thông tin thiếu chính xác, một tài liệu chưa được xác minh hoặc một nội dung chậm được cập nhật đều có thể ảnh hưởng đến chất lượng công tác cán bộ. Mỗi cán bộ phải nhận thức sâu sắc rằng kê khai hồ sơ là trách nhiệm chính trị, trách nhiệm pháp lý của bản thân; phải kê khai đầy đủ, rõ ràng, trung thực, chịu trách nhiệm về những thông tin đã cung cấp.

Quy định số 211 yêu cầu hồ sơ cán bộ phải được bổ sung, cập nhật định kỳ hằng năm hoặc khi có phát sinh thông tin mới. Khi có thay đổi liên quan đến bản thân, quan hệ gia đình hoặc các nội dung thuộc thành phần hồ sơ, cán bộ phải chủ động kê khai bổ sung, cung cấp tài liệu chứng minh và chịu trách nhiệm về tính chính xác, đầy đủ, trung thực của thông tin. Đây là yêu cầu hết sức cần thiết nhằm khắc phục tình trạng hồ sơ không được cập nhật thường xuyên, thông tin giữa các tài liệu không thống nhất hoặc hồ sơ thực tế không phản ánh đầy đủ quá trình công tác của cán bộ. Đáng chú ý, Quy định cũng quy định rõ trách nhiệm của cán bộ trong thời hạn 30 ngày làm việc kể từ khi cơ quan quản lý hồ sơ yêu cầu hoàn chỉnh phải thực hiện việc bổ sung hồ sơ theo quy định. Trường hợp phát hiện thông tin chưa thống nhất hoặc có nhu cầu điều chỉnh, bổ sung, cán bộ phải báo cáo người đứng đầu cơ quan có thẩm quyền quản lý cán bộ xem xét, quyết định; không được tự ý sửa chữa, thay đổi thông tin. Tinh thần này cần được quán triệt sâu sắc: trung thực trong kê khai hồ sơ chính là biểu hiện cụ thể của trách nhiệm, phẩm chất và ý thức tổ chức kỷ luật của người cán bộ, đảng viên. Kê khai đúng không chỉ để hoàn thiện hồ sơ mà còn góp phần bảo vệ uy tín, danh dự của cán bộ; đồng thời giúp cấp có thẩm quyền có đầy đủ căn cứ khách quan, chính xác trong đánh giá và sử dụng cán bộ.

Hồ sơ cán bộ chứa đựng nhiều thông tin quan trọng, trong đó có những nội dung liên quan đến bảo vệ chính trị nội bộ, bí mật nhà nước, tài sản, thu nhập và các thông tin cá nhân, gia đình. Vì vậy, bảo đảm an toàn, bảo mật hồ sơ là yêu cầu có tính nguyên tắc. Quy định số 211 nghiêm cấm việc truy cập, khai thác, sao chụp, cung cấp, chia sẻ, chỉnh sửa, làm sai lệch hoặc hủy bỏ hồ sơ, dữ liệu hồ sơ cán bộ trái thẩm quyền hoặc sử dụng không đúng mục đích. Việc nghiên cứu, khai thác hồ sơ phải được thực hiện đúng đối tượng, đúng mục đích, đúng thẩm quyền. Người nghiên cứu hồ sơ phải có giấy giới thiệu, phiếu yêu cầu và được người đứng đầu cơ quan quản lý hồ sơ đồng ý. Chỉ được nghiên cứu tại nơi lưu giữ hồ sơ hoặc trên hệ thống điện tử được phân quyền; việc sao chụp, trích xuất, in tài liệu phải được phê duyệt và ghi nhận theo quy định. Những yêu cầu trên đặt ra trách nhiệm rất cao đối với đội ngũ trực tiếp làm công tác tổ chức, cán bộ. Người được giao quản lý hồ sơ phải có bản lĩnh chính trị, phẩm chất đạo đức, tinh thần trách nhiệm, ý thức bảo mật và nghiệp vụ chuyên môn. Tuyệt đối không được chủ quan, tùy tiện trong quản lý, cung cấp hoặc khai thác thông tin hồ sơ cán bộ. Bảo mật hồ sơ cán bộ cũng chính là bảo vệ tổ chức, bảo vệ cán bộ và bảo vệ sự nghiêm minh trong công tác cán bộ.

Điểm mới có ý nghĩa quan trọng của Quy định số 211 là xác định hồ sơ cán bộ bao gồm hồ sơ giấy và hồ sơ điện tử, có giá trị pháp lý như nhau, đồng thời từng bước thay thế cơ bản hồ sơ giấy bằng hồ sơ điện tử khi đáp ứng đầy đủ điều kiện về kỹ thuật, hạ tầng và an toàn, bảo mật. Hồ sơ cán bộ điện tử phải được số hóa theo chuẩn dữ liệu thống nhất, gắn với mã định danh của cán bộ, được lưu trữ trên hệ thống bảo đảm an toàn, bảo mật, có phân quyền truy cập và nhật ký điện tử. Việc tạo lập hồ sơ điện tử phải trải qua các bước kiểm tra tài liệu, số hóa, kiểm tra chất lượng, gắn mã định danh, cập nhật dữ liệu, xác thực trạng thái pháp lý, lưu trữ và phân quyền khai thác. Điều này thể hiện rõ yêu cầu đổi mới phương thức quản lý hồ sơ cán bộ gắn với chuyển đổi số, khắc phục tình trạng dữ liệu phân tán, thiếu đồng bộ, khó tra cứu, đồng thời tạo nền tảng để kết nối, liên thông dữ liệu cán bộ trong toàn hệ thống chính trị. Tuy nhiên, số hóa không đơn thuần là chuyển tài liệu giấy thành tài liệu điện tử. Cốt lõi là phải chuẩn hóa dữ liệu, làm sạch dữ liệu, bảo đảm tính chính xác, toàn vẹn, khả năng truy nguyên nguồn gốc và giá trị pháp lý của dữ liệu. Mọi thay đổi, cập nhật, chỉnh lý hồ sơ điện tử đều phải có căn cứ, được kiểm soát và ghi nhận theo quy định. Trong quá trình chuyển tiếp, việc quản lý hồ sơ giấy và hồ sơ điện tử phải bảo đảm thống nhất, đồng bộ. Đây là nhiệm vụ đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ giữa cơ quan tổ chức cán bộ, cán bộ quản lý hồ sơ và bộ phận kỹ thuật, công nghệ thông tin.

Quy định số 211 xác định rõ trách nhiệm của từng chủ thể: Người đứng đầu cơ quan có thẩm quyền quản lý cán bộ chịu trách nhiệm về công tác quản lý hồ sơ cán bộ của cơ quan, đơn vị; tổ chức kê khai, thẩm tra, xác minh; quyết định việc chỉnh sửa thông tin theo thẩm quyền; phê duyệt việc nghiên cứu, khai thác hồ sơ và kiểm tra định kỳ việc thực hiện quy định. Cơ quan quản lý hồ sơ cán bộ có trách nhiệm tổ chức lập, bổ sung, chuyển giao, tiếp nhận, nghiên cứu, khai thác, lưu giữ và bảo quản hồ sơ; đồng thời cung cấp kịp thời, đầy đủ tài liệu cho cơ quan cấp trên khi có yêu cầu. Đối với cán bộ trực tiếp làm công tác quản lý hồ sơ, yêu cầu đặt ra là phải thực hiện nghiêm các nguyên tắc quản lý, bảo mật; chủ động thu thập, bổ sung tài liệu; phục vụ khai thác hồ sơ nhanh chóng, đầy đủ, chính xác; thường xuyên phát hiện và tham mưu xử lý những vấn đề phát sinh. Đặc biệt, người làm công tác quản lý hồ sơ không được tự ý mang hồ sơ ra ngoài, không tự ý cho nghiên cứu, khai thác hồ sơ khi chưa được cấp có thẩm quyền cho phép. Khi tổ chức, cá nhân đề nghị khai thác hồ sơ không đúng quy định, phải kiên quyết từ chối và báo cáo cấp có thẩm quyền. Việc quy định cụ thể trách nhiệm của từng chủ thể nhằm bảo đảm nguyên tắc rõ người, rõ việc, rõ thẩm quyền, rõ trách nhiệm, hạn chế tình trạng đùn đẩy, né tránh hoặc buông lỏng quản lý.

Hồ sơ cán bộ là cơ sở quan trọng để cấp có thẩm quyền xem xét, đánh giá và quyết định các vấn đề về công tác cán bộ. Do đó, quản lý hồ sơ cán bộ tốt sẽ góp phần trực tiếp nâng cao chất lượng công tác cán bộ; ngược lại, quản lý hồ sơ lỏng lẻo, thiếu chính xác có thể dẫn đến những hệ quả khó lường trong quá trình đánh giá, bố trí và sử dụng cán bộ. Thực hiện nghiêm Quy định số 211 phải được xác định là nhiệm vụ thường xuyên của cấp ủy, tổ chức đảng, cơ quan, đơn vị và mỗi cán bộ. Cấp ủy, tập thể lãnh đạo cần xây dựng kế hoạch triển khai phù hợp; tổ chức rà soát, chuẩn hóa hồ sơ; phân công cụ thể cơ quan chủ trì, người chịu trách nhiệm, tiến độ và sản phẩm; đồng thời tăng cường kiểm tra, giám sát việc thực hiện. Đối với cán bộ, cần nâng cao ý thức tự giác trong kê khai, bổ sung, cập nhật hồ sơ; tuyệt đối không che giấu, xuyên tạc, làm sai lệch thông tin. Đối với cơ quan tổ chức cán bộ, cần nâng cao chất lượng thẩm tra, xác minh, quản lý, lưu trữ và khai thác hồ sơ; chủ động ứng dụng công nghệ, xây dựng cơ sở dữ liệu thống nhất, an toàn.

Quy định số 211 cũng nhấn mạnh, hồ sơ cán bộ đã được kê khai và cơ quan có thẩm quyền xác nhận trước thời điểm ban hành Quy định vẫn có giá trị pháp lý. Cán bộ không phải kê khai lại Quyển lý lịch cán bộ theo mẫu mới, trừ trường hợp tuyển dụng mới hoặc cấp có thẩm quyền yêu cầu kê khai, xác minh lại. Điều này  cho thấy việc triển khai Quy định phải được thực hiện khoa học, có lộ trình, không gây xáo trộn không cần thiết, nhưng đồng thời phải bảo đảm nghiêm túc việc rà soát, chuẩn hóa, bổ sung và số hóa hồ sơ theo hướng dẫn của cấp có thẩm quyền. Trong tình hình mới, khi yêu cầu xây dựng đội ngũ cán bộ ngày càng cao, công tác quản lý hồ sơ cán bộ càng phải được đặt đúng vị trí và tầm quan trọng. Mỗi cấp ủy, tổ chức đảng, người đứng đầu cơ quan, đơn vị và mỗi cán bộ cần nhận thức đầy đủ rằng: quản lý tốt hồ sơ là quản lý tốt thông tin cán bộ; quản lý tốt thông tin cán bộ là góp phần nâng cao chất lượng công tác cán bộ; nâng cao chất lượng công tác cán bộ là góp phần xây dựng Đảng và hệ thống chính trị trong sạch, vững mạnh, đáp ứng ngày càng tốt hơn chủ trương xây dựng đội ngũ cán bộ các cấp đủ phẩm chất, năng lực, uy tín, ngang tầm nhiệm vụ trong giai đoạn mới.